팀 리더들을 위한 원격 제어 프로그램 팁

코로나-19의 유행이 있기 이전에도 원격으로 업무를 보거나 재택근무를 하는 개념은 대부분 존재하는 업무 방침이었습니다. 유행 전염병이 심각해지면서 수 백만, 수 천만 직장인들이 집이나 개인 작업실에서 근무를 하는 경우가 많아졌습니다. 그 후 많은 회사와 기업들이 특정 부서와 분야에서는 업무 대비 결과물에 크게 영향을 받지 않거나 오히려 이득을 보는 경우를 경험한 후, 아마도 전염병 시기가 마무리 되더라도 해당 분야의 근로자들은 재택근무를 유지할 수도 있을 것 같다는 추세입니다. 한 가지 걱정할 점이 있다면, 원래 회사 내에서 얼굴을 보며 서로 인사하고 회의를 진행하던 회사 내 부서 및 팀은 이제 부분적으로, 또는 모두가 다 같이 원격으로 회의를 진행해야 할 수도 있다는 점 입니다. 새로운 업무 환경을 적응하기도 모자라 새로운 팀 간의 소통법을 찾아 정착해야 하는데, 이를 도와드리기 위해 몇 가지 팁을 알려드리겠습니다.

팀원들의 기대감을 저버리지 말라

나 자신과 내 팀원들의 성공을 위해 최대한 현실적인 목표를 세우는 것을 추천합니다. 즉, 팀원들 모두가 같은 페이지에 있어야 하며 각자의 역할을 감시자나 상사의 출석 유무와 상관없이 개인의 목표를 달성할 수 있는 자신감이 있어야 합니다. 만약 팀원들 중 일부 인원들이 원격 업무 환경에 돌입하게 되어 특정 업무에 지장이 간다면, 이를 해결하기 위해 모두가 협력하여 알맞는 해결책을 제시하고 동의해야 합니다. 그리고 항상 화상 통화로 소통하지 않기에 회의 시간 외에는 대부분 문자로 구성된 소통법을 사용하게 되니 문구의 맥락과 분위기, 적절한 단어 사용 등에 주의해야 합니다.

만약 재택근무 환경 돌입 후 한 달 정도가 지났는데 일부 사원들이 각자 다른 정보를 다루고 있다면 중간에 소통이 원할하게 이루어지지 않았다는 증거가 될 수 있습니다. 또한 기존의 업무량 대비 결과물을 기대했다면 당연히 목표 100%를 충족하기에 무리였을 수 있습니다. 달라진 환경에 맞게 최대한 실현할 수 있는 업무 방법과 진행량을 서로 확인 해가며 경험을 쌓는 시간을 먼저 가지는 것이 중요할 수 있습니다. 특히, 세부적인 부분은 전 보다 더 극적으로 나서서 지원해주지 않는다면 원격으로 소통 하는 것이 실제 현장에서 서로 말하며 보여주는 것과는 큰 차이가 있기에 여러 번 반복하여 예시를 보여준다거나 사진, 동영상 등을 포함한 자료들로 최대한 모두가 동의할 수 있는 정보를 준비해야 합니다. 확신만을 가지고 온라인 회의를 한다면 가까운 미래에 혼란을 겪을 수도 있으니 주의해야 합니다.

중요한 점은, 모두가 다른 환경과 다른 장비를 사용하더라도 환경과 장비를 탓 하는 경우가 나오지 않도록 알맞는 정보를 모두가 소화할 때까지 조율하면서 차근차근 적응해 나아가야만 온라인 환경의 업무를 유지하며 팀원들과 소통할 수 있습니다. 어느정도 업무 진행의 통일성을 위해서 한 가지 프로그램이나 온라인 서비스를 결정하여 모두가 이들의 사용법을 익히는 것도 도움이 될 수 있습니다.

원할한 소통을 위한 자료와 온라인 서비스

온라인 소통과 회의를 지원해주는 프로그램들은 슬랙 (Slack), 줌 (Zoom) 그리고 마이크로소프트 팀 (Microsoft Teams) 등이 존재합니다. 이들은 대부분 실시간 소통을 지원하며 화상 및 문구, 그리고 첨부파일 등을 공유할 수 있습니다. 트렐로 (Trello) 또는 아사나 (Asana) 와 같은 서비스들은 마치 온라인 자료실 또는 포럼 같은 개념으로, 중요시 되는 업무의 진행량 또는 업데이트 되야하는 현재 진행형 프로젝트 등을 모두가 확인할 수 있는 게시판 같은 서비스 입니다. 또한 아이던디스 (iDoneThis) 는 출석 확인 및 개인 업무 할당량 확인이 가능한 업무 관리 도구이며 내 업무량을 팀원들에게 공유할 수 있는 서비스 입니다.

위와 비슷한 서비스인 인게이지들리 (Engagedly) 역시 비슷한 개념의 서비스이며 서로의 업무 할당량을 확인 및 보고, 새로운 업무 및 프로젝트 제시 등을 할 수 있습니다. 팀원들이 각자의 피드백을 남길 수도 있으며 원격으로 업무를 보는 팀원들은 개개인의 업무 할당량을 편집 및 업데이트 할 수도 있습니다.

업무량에 알맞는 직원들의 급여를 동시에 관리해야 한다면 페이모 (Paymo) 와 같은 서비스를 활용하여 프로젝트에 사용된 시간 대비 급여를 관리할 수 있습니다. 시간표와 스케쥴을 중요시 여긴다면 토글 (Toggl) 같은 서비스를 추천하며 프로젝트 기획과 동시에 해당 작업에 알맞는 구인/구직을 할 수도 있습니다. 온라인으로 타이머 및 업무 시간 관리가 가능하며 업무에 필요로한 시간만을 분석하고 조율할 수 있습니다. 물론 이 모든 서비스들 중 하나만 선택하여 잘 활용하거늘 때로는 화상 연결 프로그램을 동반하여 서로의 진행량을 확인하고 따로 회의 시간을 미리 계획하여 수시로 소통할 수 있다면 더욱 원할하게 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

새로운 소통 방법에 적응하기

원할한 원격 소통방법은 현재 다양한 방법과 기술이 존재하여 한가지 정답이 있는건 아닙니다. 하지만 대부분 회사나 기업에서 사용하는 원격 소통 프로그램들은 내부적인 자사 프로그램일 수도 있지만 공개적으로 누구나 사용할 수 있는 서비스들도 시대에 뒤쳐지지 않고 현대 기업인들 및 회사원, 학생들과 동호회 단체에서도 사용할 수 있도록 최적화 되어 있습니다.

부담없이 사용할 수 있는 화상 통화 및 회의 서비스로는 줌 (Zoom) 또는 구글 행아웃 (Google Hangouts) 을 사용할 수 있고 언제 어디서든 문자 형식으로 여러명이서 대화할 수 있는 서비스는 슬랙 (Slack) 을 활용할 수 있습니다. 물론 언제나 그래 왔듯이 비상시에는 전화 통화를 할 수 있습니다. 회사 및 프로젝트의 팀원들과 일정하게 소통하고 모두가 최신 정보에 익숙해지도록 하려면 매 주 시간을 약속하여 단체 또는 일 대 일 회의를 하는것도 유용한 방법입니다. 이런식으로 ‘오픈 오피스’ 즉 작업 공간 자체를 상징적으로 지정하되, 누구나 원하는 시간 및 일정에 본인에게 주어진 책임 업무를 도맡아 마무리 지을 수 있다면 특정 시간대의 제한을 받지 않고 프로젝트 결과물을 볼 수 있으리라 믿습니다.

물론 동료들 사이에서 일부 인원들만 활동적이고 다른 동료들은 비교적 내성적일 수 있으니 평상시 단체 활동에서도 권장하듯이 모든 인원들을 챙기고 또 가능한 모두가 적극적으로 프로젝트에 참여할 수 있도록 활발히 질의응답을 이어나간다면 아무리 온라인 환경이어도 건강하고 생산적인 팀을 꾸려나갈 수 있습니다. 온라인에서도 휴식 공간이 중요합니다. 디스코드 (Discord) 나 슬랙 (Slack) 같이 여러 채팅 서버를 운영하는 형식의 서비스를 사용한다면 한 두 개 정도의 ‘일상 채팅’ 방 정도를 생성하여 업무와는 관계없이 일상 및 취미 활동, 최신 트렌드 등을 공유하고 이야기 할 수 있는 채팅방이 있다면 스트레스 해소도 될 겸 동료들간의 친목을 더욱 긍정적으로 만들 수 있습니다.

결과물을 중요시 하여 팀워크에 동기부여

물론 모든 기업, 회사, 단체는 결과물이 극적으로 이득을 보는 방향으로 프로젝트가 진행됩니다. 하지만 말이 쉽지 계획만 한다고 이루어지지는 않습니다. 하지만 이러한 목표를 두고 동료들과 프로젝트를 진행하는 것이 동료들간의 협력과 단체의 생산성을 최대한 키울 수 있는 계기가 됩니다. 원격으로 프로젝트가 진행된다면 평상시보다 더욱 돈독한 팀워크가 필요합니다. 한 가지 기억할 점은 절대로 누구를 감시하거나 시간표를 일일이 확인하는것 보다는, 내 동료들이 알맞는 장비와 도구로 책임을 맡은 작업을 진행할 수 있는지를 확인해주는 것 입니다. 그리하여 각자의 팀원들이 최대한 익숙하고 편리한 장소에서 팀이 원하는 진행률을 달성할 수 있도록 지원 해주는 것 입니다.

동료 인원들 이 모두 최적화된 환경에서 필요한 도구들로 작업을 진행한다면 ‘무조건 주어진 작업량을 달성할 수 있다는것’에 대한 확신을 하고 존중해줘야 합니다. 이를 실천하기에 필요한 도구나 장비가 있는지 지속적으로 확인 해야 한다거나 이에 관련된 강박과 걱정으로 이를 체크하는 인원이 필요하다면 끝없이 모든 구석을 집착하게 되면 파킨슨의 법칙을 면할 수 없을 것입니다.

목표를 달성하기 위해 지속적으로 진행량을 확인하기만 하면 앞으로 나아갈 수 없게 됩니다. 하지만 호흡을 가다듬고 꾸준하게 작업을 이어간다면 노하우가 생기며 비교적 전보다 나은 생산량을 키워낼 수 있습니다. 각자 맡은 책임의 중요성을 부여해준다면 개인의 결과물로 인해서 더욱 큰 그림을 그릴 수 있다는 점을 각인해준다면 이를 동기부여 삼아 모두가 동일한 페이스로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 개개인을 체크하고 확인하는 시간을 오히려 더 좋고 멋진 기회를 잡는데에 시간으로 투자한다면 긍정적인 동료간의 분위기는 물론 추가적인 이익을 잡는 기회로 삼을 수 있다는것을 명심하세요.

동기부여는 항상 존재하며 누구나 활용할 수 있다

이제 내 회사나 단체가 원격으로 작업을 진행하는 것에 익숙해졌다면 새로운 방법으로 내 모습을 내 동료들에게 공유하는 방법을 배워야 합니다. 평상시에는 아침에 일어나 씻은 후 단정된 옷차림으로 회사나 학교를 나가곤 하지만 온라인으로 진행되는 회의에는 보통 내 얼굴이 비추게 되며 동시에 내 방 또는 작업 공간이 동료들에게 공개되기도 합니다. 내가 잘 지내고 있는지, 그리고 재택 업무 환경은 괜찮은지 등의 표현을 카메라에 모두 담고 싶다면, 기본적인 장비로 최대한의 분위기를 끌어올릴 수 있습니다. 예를들어 조명의 각도, 카메라에 비추는 뒷 배경의 색감과 물건들, 머리스타일 정도를 고려하면 됩니다.

XSplit’s VCam을 활용하면 내 배경화면을 투명화 하거나 원하는 이미지 또는 동영상으로 대체할 수 있어서 더욱 재밌는 분위기로 만들 수 있습니다. 추가 적인 크로마키 장비 필요없이 웹캠만 있다면 특수 배경화면을 온라인 화상 소통 프로그램에 적용시킬 수 있습니다.

그리곤 이들과 모여 온라인으로도 단체 활동을 할 수 있는 게임이나 독후감, 토론 및 리뷰 등을 진행하면서 팀워크를 더욱 돈독히 하며 팀 빌딩, 워크샾 같은 활동을 적용할 수 있습니다.

마지막으로, 생산적인 팀 리더가 되려면 팀원들 개개인의 시간을 최대한 존중 해줘야 합니다. 그들이 새로운 환경게 적응하도록, 새로운 도구와 장비에 적응하도록 시간을 자유롭게 활용하도록 지원해준다면 팀의 목표달성을 위한 좋은 동료들이 될 수 있습니다. 마치 새로운 프로그램 언어, 그림 그리기, 디자인, 작가 활동을 하는 것 처럼, 집에서 생산적인 업무를 진행한다는 것 자체도 나와 그들에겐 새로운 영역을 처음부터 다시 배우는 것 과 같습니다. 이에 익숙해지려면 우리 모두가 이를 배우기 위한 시간이 주어져야 한다고 믿습니다.